Postopek uvedbe enotirnega sistema upravljanja

4. marca, 2012

Postopek uvedbe enotirnega sistema upravljanja

enotirni sistem upravljanja

Enotirni sistem upravljanja – razlogi za uvedbo

Uvedba enotirnega sistema upravljanja je novost v slovenskem korporacijsko pravnem prostoru, ki je bila uvedena z ZGD – 1. Pri tem se nam samo po sebi pojavlja vprašanje »zakaj bi se družbe odločile za uvedbo enotirnega sistema?«.

Razlogov  za to je več, predvsem pa velja omeniti:

  • Hitrost pretoka informacij,
  • Delitev nalog na strateške in operativne in vzpostavitev za opravljanje teh funkcij kompetentnega »poola posameznikov« – članov upravnega odbora,
  • Udeležba in sodelovanje lastnikov v organih vodenja in upravljanja in sodelovaje

Uvedba enotirnega sistema upravljanja bo dobrodošla predvsem za manjše – nejavne družbe.

Hitrost pretoka informacij:

V enotirnem sistemu upravljanja je frekvenca pretoka informacij med izvršnimi in neizvršnimi direktorji večja od tiste, ki se pojavlja v odnosu med člani nadzornega sveta in upravo v dvotirnem sistemu upravljanja. Gre za naravno posledico dejstva, da je upravni odbor kot organ vodenja in upravljanja izvorni nosilec poslovodnih pristojnosti in odgovornosti, ki jih v obsegu za katerega smatra, da je primeren prenaša na izvršne direktorje, ki so v praksi v večini primerov tudi člani upravnega odbora. Vloga in naloge izvršnih in neizvršnih direktorjev so zaradi tega veliko bolj prepletene kot v dvotirnem sistemu upravljanja, predvsem pa je vzpostavljen jasen hierarhični odnos ne le v formalnem (tako kot velja v dvotirnem sistemu) pač pa tudi v vsebinskem smislu, ki temelji na prenosu posameznih poslovodnih upravičenj iz pristojnosti upravnega odbora v okvir pristojnosti izvršnih direktorjev.

Delitev nalog in organiziranje »kompetentnega poola posameznikov« – članov upravnega odbora:

Temeljna razlika med enotirnim in dvotirnim sistemom upravljanja je ravno v tem, da je mogoče v enotirnem sistemu upravljanja (vsaj kar zadeva nejavne družbe) prirediti delitev nalog med izvršne in neizvršne direktorje v skladu s specifikami, ki izhajajo iz okoliščin v katerih se družba nahaja. V dvotirnem sistemu upravljanja je namreč opravljanje poslov s strani nadzornega sveta izrecno prepovedano.

Enotirni sistem upravljanja na tak način ponuja možnost, da se operativne, dnevno poslovodne naloge prenesejo na izvršne direktorje, strateške odločitve pa prepustijo v odločanje upravnemu odboru kot celoti. Omenjena rešitev je še posebej primerna za manjše družbe saj pride v primeru izbora primernih članov upravnega odbora do koncentracije znanj in izkušenj, ki v družbi niso prisotna, jih pa družba potrebuje za uspešno dolgoročno delovanje.

Udeležba in sodelovanje lastnikov v organih vodenja in upravljanja:

Dvotirni sistem upravljanja otežuje aktivno sodelovanje lastnika pri sprejemanju poslovodnih odločitev. To dejstvo pogojujeta zakonski zahtevi, da član nadzornega sveta ne sme delovati oziroma sprejemati navodil tistega, ki ga je v ta organ imenoval (delovati mora v dobro družbe) ter seveda že omenjena določba, da se na nadzorni svet izvajanje poslov ne sme prenesti.

Enotirni sistem upravljanja omogoča ravno to. Lastnik lahko sam ali prek svojih neposrednih zastopnikov zaseda mesto člana upravnega odbora. V tem organu vodenja in upravljanja lahko sodeluje pri sprejemanju poslovodnih odločitev, ki jih upravni odbor »zadrži« v svoji pristojnosti in o katerih kot organ vodenja in upravljanja tudi odloča.

Postopek uvedbe enotirnega sistema upravljanja

Uvedba enotirnega sistema upravljanja se v praksi deli na dva dela in sicer:

  • Pravno formalni del ter
  • Vsebinski del.

Enotirni sistem upravljanja – pravno formalni del uvedbe

Pravno formalni del uvedbe enotirnega sistema upravljanja predstavlja »tehnično opravilo« sestavljeno iz »pravnih korakov«, ki jim moramo pri uvedbi takega sistema slediti in, ki jih določa sam zakon

Gre predvsem za vprašanja povezana s:

  • Spremembo statuta
  • Pripravo predlogov sklepov (skupaj z odpoklicem uprave)
  • Imenovanjem članov upravnega odbora
  • Imenovanjem predsednika upravnega odbora
  • Sprejemom poslovnika o delu upravnega odbora / izvršnih direktorjev (statut)
  • Imenovanjem izvršnih direktorjev in prenos nalog (nejavne družbe)
  • Predložitvijo in vpisom v SRG

Sprememba statuta družbe zaradi uvedbe enotirnega sistema upravljanja predstavlja celokupnost tistih določb statuta družbe za katere ZGD-1 izrecno navaja, da se morajo oziroma se lahko urejajo v statutih družb z enotirnim sistemom upravljanja.

Gre za temeljna vprašanja v zvezi z upravljavsko strukturo v družbi, ki se nanašajo na število članov upravnega odbora; število izvršnih direktorjev; pravico zastopanja in predstavljanja izvršnih direktorjev, ki je lahko s statutom omejena; pogoje za članstvo v upravnem odboru (npr. strokovne kompetence); pravico sodelovanja v komisijah upravnega odbora; periodiko dela/zasedanj upravnega odbora; določitev pragov sklepčnosti upravnega odbora; posamično vodenje poslov s strani posameznih izvršnih direktorjev; prenos sprejema poslovnika o delu izvršnih direktorjev na upravni odbor, ipd.

Odločitvi glede uvedbe enotirnega sistema upravljanja ter uskladitvi ideje s ključnimi subjekti, ki jih sprememba zadeva sledi priprava ustreznih sklepov o katerih naj odloča skupščina delničarjev. Gre za sklepe, ki se nanašajo na spremembo statuta, imenovanje članov upravnega odbora ter odpoklic uprave družbe, ki jo bo nadzorni svet opravil sočasno z oblikovanjem predlogov sklepov skupščine.

Po zasedanju skupščine, ki naj odloča o uvedbi enotirnega sistema upravljanja bo prišlo do predloga za vpis sklepa v sodni register, ki ga bo vložila obstoječa uprava družbe. S predlogom sklepa se bo zahteval vpis sprememb statuta, odpoklic članov obstoječega nadzornega sveta in članov uprave (na dan vpis v sodni register) ter imenovanje članov upravnega odbora družbe.

Z dnem vpisa v sodni register pride tako do prenehanja mandata članov obstoječih organov družbe. S tem je v družbo uveden enotirni sistem upravljanja.

Imenovani upravni odbor oziroma njegovi člani izmed sebe izvolijo predsednika, ki opravlja funkcijo vodenja in organiziranja dela znotraj upravnega odbora.

Vsebinsko pomembnejše pri tem je, da mora upravni odbor določiti tudi posle, ki jih bo prenesel v izvajanje izvršnim direktorjem, ki jih s tem namenom imenuje.

Izbranega predsednika upravnega odbora ter imenovane izvršne direktorje se skupaj z obsegom pooblastil za zastopanje prijavi za vpis v sodni register, kar bo operativno naloga predsednika upravnega odbora.

V formalnem smislu je pomemben tudi sprejem poslovnika o delu izvršnih direktorjev ter poslovnika o delu upravnega odbora. Gre za dokumenta, ki ju bo praviloma sprejel upravni odbor (poslovnik o delu izvršnih direktorjev sprejme upravi odbor samo če statut tako določa) z namenom organiziranja dela upravnega odbora in izvršnih direktorjev. V praksi bosta ravno poslovnik o delu upravnega odbora ter poslovnik o delu izvršnih direktorjev dokumenta, ki bosta predstavljala izhodišče za oblikovanje mehanizmov spremljanja in nadzora v družbi in na podlagi katerih bo narejena delitev med nalogami izvršnih direktorjev ter nalogami, ki si jih pridrži upravni odbor.

Pravo formalni del je relativno dorečen saj izhaja iz bolj ali manj jasno postavljenih zakonskih zahtev.

 

enotirni sistem upravljanja – vsebinski del uvedbe

Glede na tradicijo dvotirnega sistema upravljanja, ki je prisotna v obstoječem slovenskem korporacijsko pravnem prostoru je pri uvedbi enotirnega sistema upravljanja ključna dilema povezana z določitvijo vsebin in nalog, ki so pridržane upravnemu odboru oziroma na drugi strani s tistimi nalogami, ki se v večjem ali manjšem obsegu prenesejo na izvršne direktorje in jih zakon označuje kot vodenje tekočih poslov. Ta delitev namreč opredeljuje vlogo upravnega odbora in njenih članov posledično pa vpliva na redefiniranje nalog, ki so jih doslej opravljali člani nadzorih svetov. Članstvo v upravnem odboru namreč pomeni za posameznega člana večjo odgovornost ter večji časovni in strokovni vložek kot ga je pred tem namenjal kot morebitni član nadzornega sveta.

ZGD-1 pušča vsebinsko odprt pojem »vodenje tekočih poslov«, ki se nanaša na naloge, ki se lahko prenesejo iz upravnega odbora na izvršne direktorje.

Gre namreč za vse tiste posle, ki jih v dvotirnem sistemu opravlja uprava družbe. Razlika, ki jo s seboj prinaša enotirni sistem upravljanja je v tem, da se lahko na izvršne direktorje prenese le nekatere tekoče posle. Zaradi tega je smiselno, da družbe že pred formalno odločitvijo (sklep skupščine), da uvedejo enotirni sistem upravljanja temeljito  razmislijo kateri so tisti posli, ki sodijo v okvir tekočih poslov, ki naj se jih prepusti v opravljanje izvršnim direktorjem in kateri so tisti, ki zaradi svoje strateške pomembnosti zahtevajo njihovo obravnavo ter odločanje v zvezi z njimi s strani celotnega upravnega odbora.

Odločitev glede zgoraj navedene delitve bo odvisna predvsem od lastniške strukture družbe ter od njenih poslovnih usmeritev.

Če bo namreč odločitev morebitnega večinskega lastnika taka, da bo želel uveljavljati svoj interes v okviru upravnega odbora bo verjetno določen širši obseg poslov, ki bo zahteval odločitev upravnega odbora. Opisano je sicer v nasprotju z načelom delovanja članov organov vodenja in upravljanja izključno v dobro družbe in ne neposredno v dobro lastniških interesov posameznih delničarjev. Bilo pa bi na drugi strani nadvse naivno, če bi si zatiskali oči pred tem, da človekov duh deluje na opisan način in spregledali, da nobena zakonska določba tovrstne naravnanosti večinskega lastnika ne mora preprečiti.

V primeru, ko v delniški strukturi družbe ni večinskih delničarjev bo obseg poslov, ki bodo preneseni na izvršne direktorje večji. Gre za logično posledico dejstva, da bi neobstoj prevladujočega vpliva v upravnem odboru morebiti onemogočil njegovo pravočasno delovanje. Zaradi tega se vodenje poslov zaupa strokovno usposobljenim izvršnim direktorjem, ki izvajajo poslovodni del aktivnosti družbe, upravnemu odboru pa ostaja pretežno funkcija nadzora nad poslovanjem in delom izvršnih direktorjev. Slednje približuje enotirni sistem upravljanja strukturi, ki velja v dvotirnem oziroma vodi v konvergenco obeh sistemov.

Delitev na funkcije, ki jih bodo izvajali izvršni direktorji in upravni odbor je pogojena tudi s poslovnimi usmeritvami družbe. Hitro rastoče družbe (podjetniki) katerih nastop in strategija terjata pravočasne odzive na trgu in neprestano iskanje novih priložnosti, se bodo verjetno odločile za delitev, ki bo na izvršne direktorje kot nosilce poslovodnih procesov, prenesla večji obseg nalog.

Družbe katerih poslovna politika je usmerjena v dolgoročno in stabilno rast, ki zahteva večja tehtanja in eliminacijo čimvečjega dela tveganih odločitev, se bodo odločile za delitev nalog na način, da bo upravni odbor v svoji pristojnosti zadržal večji obseg nalog kot pri prej omenjenih družbah.

V splošnem lahko pričakujemo, da si bo upravni odbor pridržal naslednje naloge:

  • Oblikovanje ali sodelovanje pri oblikovanju strategij družbe (ne smemo pozabiti, da pri delu v okviru upravnega odbora sodelujejo tako izvršni kot tudi neizvršni direktorji, pri čemer slednji sodelujejo predvsem s svojimi izkušnjami ter specifičnimi znanji),
  • Odločanje o poslih in naložbah večjih vrednosti,
  • Skrb za planiranje nasledstva v družbi,
  • Oblikovanje in postavitev sistemov nagrajevanja ključnih posameznikov v družbi,
  • Sprejemanje odločitev o strateških partnerskih povezavah, ipd.

V vsakem primeru bo upravni odbor opravljal funkcijo spremljanja in nadzora izvajanja tistih aktivnosti, ki so bile prenesene na izvršne direktorje.

Pogoji za članstvo v upravnem odboru ter pogoji za opravljanje funkcije izvršnega direktorja:

Kriterije in pogoje za članstvo v upravnem odboru bo poleg tistih, ki morajo biti spoštovani že po samem zakonu določal tudi statut družbe, kar je ena od novosti, ki jih uvaja ZGD-1.

Določitev ustreznih osebnostnih in strokovnih kompetenc, ki naj jih izpolnjujejo člani upravnega odbora je pogojena s predhodno opravljeno razmejitvijo nalog, ki naj jih opravlja upravni odbor oziroma tistih, ki naj jih opravljajo izvršni direktorji. Izbor kompetentnih kandidatov oziroma želenega profila posameznikov je namreč pogojen prav s tovrstno razmejitvijo.

V zvezi s tem bodo morale družbe posvečati precejšnjo pozornost seznanjanju predlaganih kandidatov z zakonitostmi dela in odgovornostmi, ki jih sprejemajo z nastopom funkcije člana upravnega odbora.

Po mojem mnenju gre za pomembno fazo postopka uvedbe enotirnega sistema upravljanja, ki nam zagotavlja, da bodo v ta organ vodenja in upravljanja predlagani posamezniki, ki se zavedajo odgovornosti, ki izvira iz dela v vlogi člana upravnega odbora, predvsem pa razumejo, da zahteva članstvo v upravnem odboru časovni ter strokovni vložek, ki je sorazmeren nalogam, ki jih upravni odbor izvaja.

Omenjena seznanitev je pomembna tudi za celostno razumevanje zakonitosti in razmerij, ki veljajo v enotirnem sistemu. V praksi se namreč še vedno srečujemo z dejstvom, da se razmerja v enotirnem sistemu upravljanja presoja in vrednoti z merili oziroma kriteriji, ki smo si jih oblikovali skozi  prakso spremljanja dela v dvotirnem sistemu

Ob povedanem bi opozoril še, da se imenovanje izvršnih direktorjev v praksi opravi na način, da je, vsaj kar zadeva glavnega izvršnega direktorja, ta imenovan iz vrst članov upravnega odbora. Predlog glede članov upravnega odbora o katerem naj odloča skupščina delničarjev mora tako vsebovati tudi ime ali imena tistih oseb, ki bodo kasneje imenovani za izvršne direktorje. To pa zahteva poznavanje nabora nalog, ki jih bo tako imenovani izvršni direktor opravljal in s prevzemom katerih mora vsaj v osnovi soglašati.

Ker je v družbi, ki se odloča o uvedbi enotirnega sistema upravljanja običajno uprava pobudnik take spremembe in sogovornik kandidatom, ki bodo kasneje predlagani v upravni odbor (priprava dnevnega reda skupščine) mora že pri izbiri teh upoštevati namen, ki se ga želi z uvedbo enotirnega sistema upravljanja doseči. Okvirno poznavanje delitve nalog, ki se bodo prenesle na izvršne direktorje in tistih, ki naj bi si jih upravni odbor pridržal je tako predpogoj za ustrezen izbor kandidatov. Slednji bodo kot člani upravnega odbora omenjeno delitev dejansko opravili, zaradi tega je odgovornost obstoječe uprave, da s pravilno izbiro kandidatov zagotovi, da bo sprememba v enotirni sistem upravljanja izvedena v skladu z razlogi, ki so upravo družbe v tako odločitev vodili.

Poslovnik o delu upravnega odbora

Poslovnik o delu upravnega odbora je temeljni akt, ki ga sprejeme organ vodenja in upravljanja oziroma upravni odbor z namenom ureditve svojega dela. Z vsebinskega vidika je ravno ta akt tisti, ki bo predstavljal osnovo za delitev pristojnosti in odgovornosti med izvršnimi direktorji in upravnim odborom.

Zaradi tega je primerno, tako kot že večkrat rečeno, da se o vsebini tega pravilnika temeljito razmisli že pred samo formalno odločitvijo o uvedbi enotirnega sistema upravljanja.

Vsebina urejanja poslovnika je odnos (izvršni direktorji – upravni odbor), ki v slovenski korporacijsko pravni kulturi in zavesti ni prisoten. Ravno zaradi tega moramo biti pri določanju njegove vsebine previdni. »Nevarnost« je predvsem ta, da bi preohlapno in nedorečeno določen odnos upravni odbor – izvršni direktor vodil v neutemeljeno, četudi začasno (izvršne direktorje lahko upravni odbor kadarkoli odpokliče), »osamosvojitev poslovodne strukture«.  Slednje bi pomenilo de facto vzpostavitev strukture sorodne tisti v dvotirnem sistemu upravljanja z delitvijo na upravo v vlogi poslovodje in nadzorni svet v vlogi nadzornega organa. De jure pa taka situacija z vidika neizvršnih članov upravnega odbora ni sprejemljiva saj člani upravnega odbora škodno odgovarjajo družbi za vestno opravljanje svojih nalog med katere pa ne sodi samo nadzor pač pa tudi strokovno opravljanje poslovodnih nalog, ki niso bile prenesene na izvršne direktorje. V primeru slednjih odgovarjajo družbi za nastalo škodo zaradi nevestnega izvrševanja svojih nalog (med kar sodijo tudi opustitve). Odgovornost članov upravnega odbora je v takih primerih solidarna.

Poslovnik o delu upravnega odbora mora zaradi navedenega, poleg temeljnih vprašanj, ki zadevajo periodiko in način dela/zasedanj upravnega odbora opredeljevati še:

Vsebino navodil in omejitve, ki so postavljene izvršnim direktorjem;
Usmeritve in kriterije za določanje obsega nalog, ki se vsakokratno prenašajo na izvršne direktorje;
Načine usklajevanja in odločanja v zvezi s sprejemanjem odločitev;
Zasnovo mehanizmov spremljanja in nadzora.

Mehanizmi spremljanja in nadzora

Ključna označevalna lastnost upravnega odbora, ki se nenazadnje odraža skozi pridevnik »upravni«, je skrb za učinkovito upravljanje družbe.  Slednje je nujno pogojeno z ustrezni mehanizmi spremljanja in nadzora, ki jih mora upravni odbor vzpostaviti, če hoče omenjeno funkcijo primerno izvajati.

Sprejemanje kvalitetnih upravljavskih odločitev je namreč pogojeno s kvaliteto in točnostjo informacij, ki so upravnemu odboru posredovane s strani izvršnih direktorjev in ostalih služb družbe. Prepuščanje vsebinskega določanja posredovanih informacij vsakokratnemu naključju ter iznajdljivosti in presoji tistih, ki naj take informacije posredujejo nujno vodi v izkrivljanje informacij ter v anomalije v zvezi s predstavami, ki jih imajo člani upravnega odbora glede stanja v družbi. Zavedati se namreč moramo, da je funkcija člana upravnega odbora kljub vsemu omejena na občasno pojavljanje v družbi, oziroma na občasne stike s ključnimi izvajalci poslovnih procesov.

Zaradi tega je primerno, da upravni odbor postavi jasna merila in zahteve v zvezi z informacijami, ki naj mu bodo posredovane.

Pri tem bo šlo predvsem za informacije v zvezi:

  • s premoženjskim in likvidnostnim stanjem v družbi;
  • s kadrovskimi prizadevanji in aktivnostmi;
  • s pristopi in aktivnostmi povezanimi z obvladovanjem tveganj (pravna, finančna, kadrovska, marketinška, politična in druga tveganja), ipd.

Poslovnik upravnega odbora pri tem nastopa kot akt v katerem naj se postavijo jasna izhodišča spremljanja in nadzora v družbi oz. kot nastavek takih mehanizmov, ki so priloga poslovniku. Ker naj bo poslovnik upravnega odbora orodje v rokah svojih uporabnikov tj. članov upravnega odbora je tudi primerno, da ga ti skupno oblikujejo. S tem bodo prišle do izraza tudi različne strokovne kompetence posameznih članov upravnega odbora prek katerih bo lahko vsak izmed njih iz svoje strokovne pozicije pripomogel k oblikovanju mehanizma spremljanja in nadzora utemeljenega na ključnih kazalcih, ki zadevajo delovanje družbe.

Zahteve, ki jih tak akt vsebuje morajo biti nujno skumunicirana tistim posameznikom znotraj družbe, katere poročanje upravnemu odboru zadeva. Primerna komunikacija pravil spremljanja in nadzora bo praviloma naloga predsednika upravnega odbora, kot osrednje figure zagotavljanja ustreznega delovanja upravnega odbora in posledično enotirnega sistema upravljanja v družbi.

Povezane teme: Uncategorized

Vprašajte nas

Kontakt

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.